発送代行サービスとは?メリット・デメリット、コスト、業者の選び方を解説

店舗やネットショップ(ECサイト)の運営が軌道に乗ってきたものの、物流などのバックヤード業務で仕事が手一杯になってしまうという問題にあたる会社は多くあります。

物流業務にかかる手間や時間は、ビジネスの売り上げが伸びるにつれて増えてしまいがちです。繁盛するのはよいけれど、本来力を入れたい店舗の運営やマーケティングに手が回らず困っているという人も多いでしょう。

効率的に行いたい発送業務ですが、検品や梱包のクオリティは維持したい、しかし多くの人を雇うのは難しいという会社におすすめなのが発送代行サービスです。
発送代行サービスは、物流の専門家がこれまで蓄積してきたノウハウを最大限に活かして効率的に発送業務を代行してくれるサービスです。

今回は、発送代行のサービス内容や発送代行業者を利用するメリット、コスト、そして業者の選び方について紹介します。

発送代行とは?

発送代行サービスとは、販売の過程で発生するさまざまな物流業務を請け負うサービスのことです。販売業者が繁忙や人員不足のため物流業務まで対応しきれなかったり、本来の販売事業に集中したかったりする場合にアウトソースとして外部に委託することが多いです。

ここでは、販売代行サービスの内容を紹介します。

発送代行に任せられる業務

販売ビジネスは、大きく分けてフロントオフィス業務とバックヤード業務に分けることができます。
フロントオフィス業務は、マーケティングや顧客対応など、集客から商品を購入してもらうための業務を担います。バックヤード業務は顧客と面と向かって接することは少ないですが、商品の入荷から発送まで多くの業務を担当します。

しかし、バックヤード業務の品質は顧客の満足度に深く関係しており、この品質が担保できなければ販売ビジネスの競争の中で勝ち残っていくのは難しくなります。
発送代行サービスが請け負う業務には、このバックヤード業務のうち、商品の入庫、入庫時の検品、在庫管理、発送時のピッキング・梱包・伝票発行、出庫時の検品、運送業者への引き渡しなどです。

業者によって、得意分野に特化していたり幅広い業務を一括管理したりと、提供するサービスの提供の形はさまざまです。

発送代行業者を利用するメリット

発送代行サービスに依頼できる業務内容は多岐に渡ります。
実際にどのようなメリットが得られるのかわからず、なかなか発送業務のアウトソーシングに踏み切れないという会社もあるでしょう。ここからは、発送業務代行サービスで得られるメリットを紹介します。

発送業務の負担が減る

検品や梱包などの物理的な作業を含む発送業務は時間がかかることが多く、片手間に行うような簡単な作業ではありません。
発行代行サービスを利用すると、発送業務にかけていた手間や負担を省くことができ、マーケティングや商品開発など売上拡大のために集中すべき分野に時間をかけることができます。

誤配送が減少し顧客満足度のアップにつながる

発送業務は大切な商品を顧客へ確実に届ける責任があります。商品のピックアップから送付先の指定・運送業者への受け渡しまでを一貫して専門の業者に任せることで、安定した物流品質を保つことができ、顧客満足度のアップにつながります。

在庫を保管するスペースを確保しなくて良い

発送業務代行業者では、素材や半製品(製造工程の途中で完成していない製品)なども倉庫に保管・管理してくれることがあります。
自社のスペースや作業人員を確保する必要がないので、コストを抑えたり、入荷や出荷ミスなどのトラブルを防ぐことにもつながります。

トータルコストを削減できる可能性もある

自社で物流業務を担うには、作業場や人員の確保、社員教育など、体制の構築や維持に多大な時間とコストがかかります。
これを専門の業者にアウトソーシングすることで人件費や倉庫の賃貸料・新設費用などを抑えることができ、結果的にトータルコストを削減できる可能性があります。

発送代行業者を利用するデメリット

発注業務代行サービスはさまざまなメリットがある一方で、デメリットも挙げられます。
以下では発送代行サービスを利用する際にあらかじめ知っておきたいデメリット(注意点)を紹介します。

緊急対応や柔軟な対応が難しい場合がある

社内で発送業務を行う場合は、緊急事態への対応や状況に合わせて柔軟な対応が必要になることがあり、同じ事務所で働く者同士だとその場で話して行動に移すことができます。しかし、発送業務代行サービスを利用している場合は、業者と連絡を取る必要があり、業者の営業時間・期間によって会社としての対応が制限される可能性が生じます。

いつでも連絡がつき速やかに対応してくれる業者を選ぶ必要があるでしょう。

発送代行業者のオペレーションに合わせる必要がある

社内で物流業務を行っている場合は、既に業務がマニュアル化されていることが多いです。これを発送業務代行サービスに移行する際に、代行業者のやり方に合わせて自社のオペレーションマニュアルを変更したり、業者へ依頼するための工程をマニュアルに追加する必要があります。
発送代行業者と契約する際には、事前にオペレーションについて詳細を詰め、スムーズに発送業務が連携できるよう準備する必要があります。

物流に関するノウハウが得られない

発送業務をアウトソーシングするのは自社の負担が省けて便利ですが、物流を実際に行わないので自社に物流に関するノウハウが得られないというデメリットが考えられます。

場合によってはコストがかさむ

月間の最低発送件数が決められている業者を選んだり、そもそも発送可能件数が少ない企業が発送代行サービスを利用すると、一件あたりの発送単価が高くなる可能性があります。
ビジネスの規模によってアウトソーシングが得になるかが変わってくるので見極めが必要です。

発送代行にかかるコストとは?

発送代行業者の代金にはどのような費用が含まれているのでしょうか。
料金に含まれるサービス内容は各代行業者によって異なるため、契約をする前によく確認しておく必要があります。

ここでは、発送代行サービスに含まれる料金の主な内容を説明します。

入荷・検品作業費

発送業務代行サービスを利用する場合は、素材や半製品・商品、資材などを業者に搬入する必要があります。また、この際に行われる検品作業に発生する費用です。検品方式には全品検品やサンプル検品などがあります。

保管・管理費

梱包素材や商品を保管する倉庫、在庫管理にかかる費用です。

梱包・出荷費

注文データと連動して発生する商品の梱包や出荷、それに伴う商品セットアップやピッキング・検品を含んだ費用です。

配送料

商品の配送にかかる費用です。運送会社を選択できたり、チャーター便が手配できたりする場合があります。

その他

その他にかかる費用として、システム費用やラッピング、チラシの封入などがあります。

発送代行業者の選び方

ここまで紹介したように、発送代行サービスを利用すると、バックヤード業務の負担が減ったり顧客満足度を上げるサービスを提供することにつながります。

発送代行サービスの利用を検討している方のために、業者を選ぶ際に気を付けたい3つのポイントを紹介します。

代行業者の得意分野を知る

発送代行業者には、それぞれ得意分野が異なります。コストカットが得意な業者、安全管理を徹底している業者、在庫保管料を格安に設定する業者などさまざまです。

また、受注管理システムが連動できるかといった点も重要です。候補として検討する業者をリストアップしたら、各企業の得意としている分野を確認し、自社のニーズに合っているか検討しましょう。

料金と業務内容が見合っているか

発送業務は幅広い工程をカバーします。提案された料金に含まれている業務範囲を項目ごとにしっかりと確認する必要があります。
また、そのうえで社内で発送業務を行った際のコストと比較するとよいでしょう。

倉庫の場所

倉庫がどこに所在するのかは配送料金に関わってきます。
全国各地への発送が多いのに倉庫が北海道や沖縄にあったり、配送先地域がまとまっているのに他県に倉庫があったりすると、配送料も高くなります。

また、地域密着の配送会社も各地にあるため、業者の倉庫の所在地と合わせて、どのような配送会社と連携しているかも調べておくと便利です。

【まとめ】

発送代行サービスを利用すると、販売ビジネスにおける発送業務の負担を軽減でき、更なる顧客開拓や商品開発に集中することができます。

売上が伸びたことによって物流業務が拡大した場合、倉庫や新たな人員を確保するとコストがかかりますが、発送代行業者に委託すればトータルコストを抑えて運営することができます。
発送代行サービスの導入を考える場合は、社内の発送コストと比較してみましょう。

どの発送代行サービスを利用するか迷っている方は、「おもてなし発送代行」がおすすめです。
「おもてなし発送代行」では、検品から発送・ラッピングまで行ってくれるので一括で委託することができます。また、手作業での梱包によって商品の魅力を最大限に引き出すことができるので、顧客満足度がアップするでしょう。